Wabah virus corona telah membawa seluruh orang di dunia untuk lebih banyak di rumah. Sebetulnya, era digital sekarang ini sudah sangat mendukung untuk melakukan pekerjaan dari mana saja. Dalam artikel ini, kami sampaikan beberapa info dan tips kerja dari rumah secara lengkap untuk para karyawan perkantoran.
Beberapa Tips Kerja Dari Rumah yang Aman, Mudah dan Fleksibel.
Keamanan informasi merupakan hal penting yang harus diperhatikan sebelum memulai kerja dari rumah. Sebab, jika keamanan sistem informasi berhasil dirusak maka Anda tidak akan dapat bekerja dari rumah.
Keamanan Informasi
Berikut beberapa tips kerja dari rumah secara aman.
Identifikasi Serangan Teknik Sosial
Pertama dan terpenting, teknologi saja tidak dapat sepenuhnya melindungi Anda – Anda adalah pertahanan terbaik. Penyerang telah mengetahui bahwa cara termudah untuk mendapatkan apa yang mereka inginkan adalah menargetkan Anda dengan mencoba menipu Anda agar mengklik tautan atau lampiran. Indikator paling umum dari serangan rekayasa sosial meliputi:
- Urgensi: Pesan atau panggilan yang menciptakan rasa urgensi, seringkali melalui ketakutan, intimidasi, krisis, atau tenggat waktu yang penting. Scammers pandai menciptakan pesan meyakinkan yang tampaknya berasal dari organisasi tepercaya, seperti bank, pemerintah, atau organisasi internasional.
- Permintaan yang Tidak Diminta: Pesan atau panggilan telepon yang menekan seseorang untuk mem-bypass atau mengabaikan kebijakan dan prosedur keamanan untuk mengirimkan informasi pribadi atau keuangan.
- Kalimat yang Tidak Biasa: Sebuah pesan dari seorang teman atau rekan kerja di mana tanda tangan, nada suara, atau kata-katanya tidak terdengar seperti mereka.
Keamanan Jaringan di Rumah
Hampir setiap jaringan rumah dimulai dengan jaringan nirkabel (sering disebut Wi-Fi). Inilah yang memungkinkan semua perangkat Anda terhubung ke Internet. Sebagian besar jaringan nirkabel di rumah dikendalikan oleh router Internet Anda atau titik akses nirkabel khusus yang terpisah.
Kedua jaringan tersebut di atas bekerja dengan cara yang sama: dengan menyiarkan sinyal nirkabel yang terhubung dengan perangkat rumah.
Ini berarti mengamankan jaringan nirkabel Anda adalah bagian penting. Gunakan langkah-langkah berikut untuk mengamankannya:
- Konfigurasikan pengaturan jaringan: Pengaturan Wi-Fi yang lebih lama menggunakan bentuk enkripsi yang lemah, seperti WEP. Sebaliknya, pastikan Anda menggunakan WPA2, yang menggunakan enkripsi canggih untuk melindungi aktivitas jaringan Anda.
- Ubah pengaturan default: Akun administrator hanya memungkinkan Anda untuk mengonfigurasi pengaturan untuk jaringan nirkabel Anda. Seorang penyerang dapat dengan mudah menemukan kata sandi default yang disediakan pabrikan. Selanjutnya, ubah nama default jaringan nirkabel Anda, yang biasa dikenal dengan SSID. Pilih nama yang tidak dapat diikat ke alamat Anda atau nama keluarga Anda.
Jika Anda tidak yakin bagaimana melakukan langkah-langkah ini, tanyakan kepada Penyedia Layanan Internet Anda, periksa situs web mereka, periksa dokumentasi yang menyertai titik akses nirkabel Anda, atau lihat situs web vendor.
Gunakan Password yang Kuat
Ketika sebuah situs meminta Anda untuk membuat kata sandi: buat kata sandi yang kuat. Semakin banyak karakter yang dimilikinya, semakin kuat. Penting bahwa semua perangkat Anda yang terhubung ke Internet memiliki kata sandi akun yang kuat.
- Gunakan kata sandi: Salah satu cara paling sederhana untuk memastikan bahwa Anda memiliki keamanan kata sandi yang kuat adalah dengan menggunakan kata sandi yang rumit. Kata sandi yang kuat adalah seperti : “kerjAdar1Rum4h^%“
- Jadikan unik: Menggunakan frasa sandi unik berarti menggunakan kata sandi yang berbeda untuk setiap akun. Dengan cara ini, jika satu frasa sandi dikompromikan, semua akun dan perangkat Anda yang lain masih aman.
- Gunakan pengelola kata sandi: Tidak dapat mengingat semua kata sandi itu? Gunakan pengelola kata sandi, yang merupakan program khusus yang menyimpan semua frasa sandi Anda dengan aman dalam format terenkripsi. Pengelola kata sandi juga memiliki banyak fitur hebat lainnya!
- Aktifkan otentikasi dua faktor untuk setiap akun: Otentikasi dua faktor menggunakan kata sandi Anda dan menambahkan langkah kedua, seperti kode yang dikirim ke ponsel cerdas Anda.
Update Software
Pastikan setiap komputer, perangkat seluler, program, dan aplikasi Anda menjalankan versi terbaru dari perangkat lunaknya. Penyerang dunia maya secara konstan mencari kerentanan baru dalam perangkat lunak yang digunakan perangkat Anda untuk meretas dan mencuri informasi pribadi. Dengan menginstal pembaruan dengan segera, Anda mempersulit aksi para penyerang.
Aktifkan pembaruan otomatis: Agar tetap update, cukup aktifkan pembaruan otomatis bila memungkinkan. Aturan ini berlaku untuk hampir semua teknologi yang terhubung ke jaringan, termasuk tidak hanya perangkat kerja Anda tetapi TV yang terhubung ke Internet, monitor bayi, kamera keamanan, router Wi-Fi, konsol game, dan sebagainya.
Lindungi Aktivitas Jaringan
Berselancar di web atau melakukan transaksi di jaringan yang tidak aman, seperti Wi-Fi publik, berarti Anda bisa mengekspos informasi pribadi ke penjahat cyber yang menguping. Salah satu cara untuk melindungi privasi online adalah menggunakan Virtual Private Network (VPN). VPN akan memberikan lapisan keamanan tambahan dengan mengenkripsi data dalam perjalanan.
Pakai Antivirus
Antivirus yang baik dapat bertindak sebagai garis pertahanan dengan mendeteksi dan memblokir malware yang dikenal. Bahkan jika malware berhasil menemukan jalannya ke perangkat Anda, antivirus mungkin dapat mendeteksi dan dalam beberapa kasus menghapusnya.
Data Cadangan
Data dapat hilang dalam beberapa cara, termasuk kesalahan manusia atau serangan cyber. Ransomware dan jenis malware lainnya dapat menghapus seluruh sistem. Pastikan Anda melakukan pencadangan rutin terhadap informasi dan data berharga Anda melalui penggunaan hard drive eksternal atau menyimpan di Cloud Storage.
Anda juga dapat menggunakan google drive atau drop box, namun untuk data sensitive kami sarankan untuk disimpan di external hard drive.
Keamanan Perangkat Seluler
Perangkat seluler, termasuk Ponsel Pintar, adalah komputer portabel yang harus diamankan sama dengan perangkat komputasi apa pun. Patuhi praktik-praktik ini:
- Kunci ponsel Anda dengan PIN atau kata sandi.
- Hindari menyimpan data sensitif di ponsel Anda.
- Berhati-hatilah saat menghubungkan ke jaringan nirkabel publik; alih-alih terhubung ke jaringan nirkabel aman saat tersedia.
- Perbarui aplikasi perangkat seluler Anda secara rutin.
- Nonaktifkan Bluetooth dan WiFi saat tidak digunakan.
- Patuhi Panduan Keamanan dan Penggunaan Perangkat Bergerak ISO.
Selanjutnya tips kerja dari rumah ini akan membahas tentang peralatan online untuk kerja dari rumah. Para CIO (Chief Information Officer) perlu menentukan software apa saja yang dapat digunakan untuk para karyawan saat bekerja dari rumah.
Daftar Software untuk Kerja dari Rumah
Masalahnya, sangat penting bagi semua anggota tim untuk dapat berkomunikasi satu sama lain saat bekerja dari rumah. Untungnya, ada banyak kemajuan teknologi yang berguna dalam komunikasi jarak jauh dan kolaborasi efektif yang dapat membantu Anda membangun dan mengelola karyawan saat kerja dari rumah dengan cara yang paling efisien.
Berikut ini adalah daftar perangkat lunak untuk manajemen para karyawan yang bekerja dari rumah.
Alat Komunikasi
Sebagai alat komunikasi, program-program ini terbukti paling mudah digunakan dan yang paling efisien:
- Slack (aplikasi perpesanan paling populer untuk tim besar, dengan saluran komunikasi dan opsi berbagi file)
- Flock (alternatif yang bagus untuk Slack, biaya lebih murah dan sejumlah fitur berguna untuk kolaborasi jarak jauh).
Video Conference
Untuk obrolan video dan rapat yang penting bagi tim tempat beberapa anggota atau semuanya bekerja dari jarak jauh, aplikasi ini telah digunakan oleh ribuan tim jarak jauh:
- Zoom (aplikasi video terbaik dengan koneksi Internet yang stabil, memungkinkan panggilan video untuk 50 orang secara gratis dan memiliki beberapa percakapan video secara bersamaan dalam obrolan yang berbeda). Catatan: Aplikasi Zoom beberapa waktu ini terbuka kerentanannya dan cukup berbahaya untuk digunakan, ini tidak kami sarankan walau kenyataanya memang berguna, namun dalam skala tertentu jika tidak aman dan membahayakan maka sebaiknya tidak digunakan.
- Google Hangouts (obrolan video hingga 25 anggota tim tepat di browser Anda, memiliki integrasi terbaik dengan layanan Google lainnya)
- Cisco WebEx (aplikasi video dengan fasilitas untuk mengetik, menggambar, dan menampilkan apa pun di layar untuk pemahaman yang lebih baik dan produktivitas tim, biasanya digunakan untuk kolaborasi para tim designer).
Manajemen Proyek
Juga, lihat perangkat lunak manajemen proyek ini yang pasti dapat meningkatkan kerja sama dan hasil tim jarak jauh Anda:
- Trello (aplikasi yang sangat visual dan intuitif untuk kolaborasi tim, tugas ditampilkan sebagai kartu dan dapat disortir berdasarkan prioritas, grup, anggota, dll.)
- Asana (menyediakan templat untuk membangun alur kerja dengan cepat, membuat proyek, daftar, tugas, dan bahkan membaginya menjadi sub-tugas jika diperlukan)
- Smartsheet (untuk tim yang lebih suka komunikasi visual dan informasi spreadsheet, alat terbaik untuk desainer dan beragam tim)
- ProofHub (alat multi-tugas yang mencakup obrolan grup, tugas, kalender, laporan, dan banyak lagi untuk efisiensi tim)
- Monday (ini sangat bagus untuk manajemen work from home bagi perusahaan menengah, cukup lengkap dengan timeline dan sebagainya).
Pelacakan Masalah untuk Developer Web dan Apps
Selain itu, penting untuk menggunakan alat khusus untuk pelacakan bug dan masalah, seperti berikut:
- JIRA (yang paling berguna untuk pelacakan bug dan diskusi masalah, biasanya digunakan oleh pengembang perangkat lunak)
- Bugzilla (antarmuka berbasis web lain yang berguna untuk pelacakan bug dan masalah)
- Backlog (alat daring untuk pelacakan bug dan manajemen proyek umum, memiliki riwayat lengkap tentang pembaruan masalah dan komentar yang tersedia untuk setiap anggota tim).
Kolaborasi Online untuk Designer
Untuk membantu desainer dan pengembang situs web berkolaborasi, Anda dapat mencoba aplikasi ini:
- Visual Inspector (aplikasi berbasis cloud untuk memeriksa dan mengedit situs web secara instan)
- InVision (untuk visualisasi umpan balik)
- Usersnap (untuk menangkap layar dan menyimpan komentar, dapat diintegrasikan dengan Slack dan Trello).
Penyimpanan Online
Untuk penyimpanan cloud, aplikasi ini adalah yang paling berguna:
- Google Drive (platform penyimpanan cloud terbesar dengan banyak fungsi)
- Confluence (alat bantu lain yang berguna untuk penyimpanan data online, biasanya digunakan untuk berbagi manual dan instruksi).
- Dropbox (alat terbaik untuk sinkronisasi dan berbagi file)
Dan jika Anda ingin menggunakan beberapa alat di atas dalam satu aplikasi, maka NextCloud merupakan pilihan tepat. Biasanya NextCloud dipakai oleh Perusahaan menengah dan besar. NextCloud dapat memuat berbagai aplikasi didalamnya.
Tentu akan lebih simple jika beberapa aplikasi yang dibutuhkan untuk kerja dari rumah berada pada satu tempat. NextCloud merupakan pilihan yang tepat untuk skala korporasi dan enterprise.
Peran KiosMaya dalam Situasi Pandemik
Selain terus menerus memberikan tips kerja dari rumah dan cara bisnis mengatasi dampak dari COVID-19 hingga wabah pandemik ini selesai, KiosMaya juga dapat diandalkan dalam menyiapkan infrastruktur kerja dari rumah. Mengunakan aplikasi NextCloud di infrastruktur yang stabil dan aman, memungkinkan informasi perusahaan Anda dapat lebih terjaga.
Layanan ini customize, sesuai kebutuhan dengan biaya mulai dari Rp. 50.000 per bulan per user.
